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なぜ汚いWordを放置する?1番の悪は会社のシステム

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Wordロゴ 会社でWordの文書ファイルを受け取り、そして開く。

そんなとき、いつもいつもいつも思うことです。

  • なんで書式がごちゃごちゃなのか?
  • なんでルールの統一化ができていないのか?
  • なんでその機能のやり方を知らないのか?

見ていて嫌になるWordファイル

仕事でWordを扱う……

となると、仕様書や設計書などを受領したり、引継いだりということがよくあります。

そんなときいつも思うのです。

渡ってくるファイルは、開くたびに「なぜこんな作り方をしているのか?」

疑問符と共に、統一感の無さへの嫌悪感ばかり出てくる。

Wordの存在理由は殺されている

本来Wordは便利な機能をたくさん備えています。

例えば

  1. フォーマット(書式設定)
  2. 見出し作成
  3. 目次作成
  4. リンク
  5. テンプレート作成

などなど……

ライトユーザなぼくですら、これくらいの便利さを教授しています。

色々な機能があるなかで、文書のフォーマットが汚くなっていく……

その原因となるのが

  1. 然るべきフォーマットが準備されていない環境
  2. 用意されたフォーマットを使わない人

の2つです。

準備がされていない

本来なら然るべきフォーマットを作成して、そのフォーマットを使って文書を作成することができます。

しかしそれが行われないと、フリースタイルな文書作成が行われます。

キレイに作る為の下準備」をせずに、色んな人が自由に文書に書込んでいったら……

それは汚くなりますよね……

用意されても使わない人

機能を知らぬが故に、準備されているにも関わらず、用意されたフォーマットを使わずに作成していく人もいるのです。

キレイに作る為の下準備をされていても、それを使わなければ汚くなっていくのは当然です。

ではその機能を知らない人たちが、どうやって「それらしい」文書を作るのか?

それは「自力でフォントサイズや装飾で同じようにする」という方法をとります。

そんな文書をたくさん見てきましたヘドが出る

見た目はそれっぽく似ているかもしれませんが、細かい箇所がズレていたりします。

更にフォーマット修正時に、一発で修正することも不可能になります。

地獄です。

……地獄です。

そもそも仕組みが悪い

本来であれば、

  1. 既定のフォーマットを作る
  2. それを使うように配布する
  3. 使い方を全体にレクチャーする

という工程が必要なはずです。

用意しなければ無法地帯となり、配布・レクチャーしなければ、使わないからです。

「機能を使う」は一見、新しいことを覚えないといけないので、面倒に見えるかもしれません。

しかし、楽をする為に機能は存在するとぼくは思います。

現に、挙げて機能はまさしくそれを担っています。

アナタの周りは……大丈夫ですか?

あとがき

散々こういうファイルばかり周ってきて嫌気がさして来たり。

1人でも多くの人が、楽に、キレイな文書を作りますように。