ここ最近、社内でのメールのやり取りしていて、改めて思ったことです。
自分もついやらないように気を付けないとな……と、教訓を兼て。
いろんな内容が詰め込まれたメール
色んな内容を1つのメールに詰め込んでいませんか？
ぼくはなるべく、1メールで1つのトピックにするように心がけています。
たまにこのようなメールを受信することがあるのですが……
これ凄く見づらいんです。
しかも混乱を招くことがあります。
特に同プロジェクトの似たような箇所の話だと、話が混同してややこしくなる元凶となります……
タイトルでも見分けづらくなる
「この件どのメールに書いてあったっけ……」
とかなったとき、メールのタイトルを見て、判断したりしませんか？
そんなとき
「●●の件」
と一緒くたにくくられて、その1トピックの中に、探していた内容が入っていたりすると……
探しづらいですよね。
そんなとき、1メールに1トピックなら、タイトルを分かりやすく書けるはず。
なので「このタイトル！」＝「この内容！」となって探しやすいですよね。
突然個人宛の指示
突然の個人宛の指示、受けたことありませんか？
すごく適当な例ですが
各位
お疲れ様です。ZZです。
●●●●●
●●●
●●●●●
●●●●
＞XXさん
■■について、▲▲▲しておいてください。
＞YY
さん ◆◆◆◆、宜しくお願いします。
以上、宜しくお願い致します。
みたいな。
本文が長くて、「別に見なくていいやつかな」と思ったら、自分宛が書かれてたときとか最悪です。
「いや全文見ろよ」
って思うかもしれませんが、関係なさそうな内容だと思ったら、メールちゃんと見なかったりしませんか？
というか、そもそも個別で送らないのがいけなくないですか？
メールは1メールに1トピックで送ろう
それがみんなが幸せになる方法だと思うんだ。
だって……楽だから……
問題点一覧作ろうとしたら、1つの内容に何個もの問題点ごちゃごちゃに入れないですよね？
それと似たようなことだと思います。
あとがき
実際に受信して
「だる……」
ってなったメールの内容がベースの記事でした(笑)
まぁ要するに好きじゃないメールの書かれ方、ということですね。
