会社でWordの文書ファイルを受け取り、そして開く。
そんなとき、いつもいつもいつも思うことです。
- なんで書式がごちゃごちゃなのか？
- なんでルールの統一化ができていないのか？
- なんでその機能のやり方を知らないのか？
見ていて嫌になるWordファイル
仕事でWordを扱う……
となると、仕様書や設計書などを受領したり、引継いだりということがよくあります。
そんなときいつも思うのです。
渡ってくるファイルは、開くたびに「なぜこんな作り方をしているのか？」
疑問符と共に、統一感の無さへの嫌悪感ばかり出てくる。
Wordの存在理由は殺されている
本来Wordは便利な機能をたくさん備えています。
例えば
- フォーマット(書式設定)
- 見出し作成
- 目次作成
- リンク
- テンプレート作成
などなど……
ライトユーザなぼくですら、これくらいの便利さを教授しています。
色々な機能があるなかで、文書のフォーマットが汚くなっていく……
その原因となるのが
- 然るべきフォーマットが準備されていない環境
- 用意されたフォーマットを使わない人
の2つです。
準備がされていない
本来なら然るべきフォーマットを作成して、そのフォーマットを使って文書を作成することができます。
しかしそれが行われないと、フリースタイルな文書作成が行われます。
「キレイに作る為の下準備」をせずに、色んな人が自由に文書に書込んでいったら……
それは汚くなりますよね……
用意されても使わない人
機能を知らぬが故に、準備されているにも関わらず、用意されたフォーマットを使わずに作成していく人もいるのです。
キレイに作る為の下準備をされていても、それを使わなければ汚くなっていくのは当然です。
ではその機能を知らない人たちが、どうやって「それらしい」文書を作るのか？
それは「自力でフォントサイズや装飾で同じようにする」という方法をとります。
そんな文書をたくさん見てきましたヘドが出る。
見た目はそれっぽく似ているかもしれませんが、細かい箇所がズレていたりします。
更にフォーマット修正時に、一発で修正することも不可能になります。
地獄です。
……地獄です。
そもそも仕組みが悪い
本来であれば、
- 既定のフォーマットを作る
- それを使うように配布する
- 使い方を全体にレクチャーする
という工程が必要なはずです。
用意しなければ無法地帯となり、配布・レクチャーしなければ、使わないからです。
「機能を使う」は一見、新しいことを覚えないといけないので、面倒に見えるかもしれません。
しかし、楽をする為に機能は存在するとぼくは思います。
現に、挙げて機能はまさしくそれを担っています。
アナタの周りは……大丈夫ですか？
あとがき
散々こういうファイルばかり周ってきて嫌気がさして来たり。
1人でも多くの人が、楽に、キレイな文書を作りますように。
