メールを楽する！Outlookメールテンプレート

こんにちわlisです！

会社ではOutlook強制されています。lisです！

メール作るのめんどくさいなぁ……とか思うときありませんか？

固定の要素があるメールだったら、テンプレートで楽しちゃいましょう！

今回の例はOutlook 2010で行っています。

Outlookのテンプレート

Outlookはメールを「テンプレートファイル」として保存すれば、そのファイル開くことでテンプレートとか新規作成ができます。

なのでこのファイルのショートカットや、ランチャーへの登録を行うと、規定のテキストが入ったメールをさっさと立ち上げることができます。

テンプレートの使用例

例えばメールに必ず「BCC: 自分」を入れる場合、新規メールを作るときに楽ができます。

1. 新規メールを作成する
2. 自分のアドレスをBCCに入れる
3. 任意の名前でテンプレートとして保存する
4. 新規メールを作るとき、No3のテンプレートを実行する

とすれば、毎回自分をBCCに入れる手間が省けます。

その他にも想定される例としては

• CCに絶対上長を入れないといけない！
• 固定の文言などを毎回件名や本文に入れる風習がある
• 宛先や件名が固定なプロジェクトのメール

みたいなものがあるときも、同じように固定のものを入力してテンプレートで保存するだけです。

テンプレートの作り方

それではテンプレートファイルを作っていきましょう！

テンプレートにするメールを作成する

メールを新規作成で開きます。

これに必ず入力する項目を入力します。

今回の例では、

1. BCCに固定のアドレス
2. 規定の件名
3. 規定の本文

があるものとします。

注意点として、署名を設定している場合は削除しましょう！

テンプレートからメールを開いた際に、署名は自動挿入されます。

なので署名を消していないと、2重で署名が入ってしまいます。

テンプレートを保存する

ファイル名を付けて保存*1を開きます。

ファイルの種類を「Outlook テンプレート(*.oft)」に変更して、任意の名前で保存します。

これでテンプレートファイルとして、

%USERPROFILE%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

にファイルが保存されます。

テンプレートを開く

保存したテンプレートを開いてみましょう。

このように入力した項目が全て入った状態で、かつ署名が挿入された状態でメールが作られます。

ここからメールを作成すれば「毎回同じの入力するの面倒！」というのがなくなりますね！

ショートカットなどでこのファイルを開いても同様の効果があるので、是非活用してみてください！

ランチャーから開く

ファイルを登録して開くことができるようなランチャーを使っているなら、テンプレートファイルを登録しておくことで、ランチャーから1発起動できます。

ぼくはコマンドラインランチャーを使っているので、一瞬で開けて楽チンです。

Outlookから1発起動させたいとき

テンプレートを作ったものの

「ファイルをダブルクリックとかじゃなく、Outlook上で新規メール作るんだが」

という場合、マクロとクイックアクセスツールバーの組み合わせで楽できます。

やり方は

1. マクロを作成する
2. マクロをクイックアクセスツールバーに登録
3. 新規メールをクイックアクセスツールバーから開く

といった感じです。

マクロを作る

Alt+F11を押して、マクロ(VBA)のエディタを開きます。

サイドパネルにある「プロジェクト」で

「Project1→Microsoft Outlook Objects→ThisOutlookSession」をダブルクリックで開きます。

開いたらエディタにこれをコピペ。

' テンプレフォルダ
Const DIR_TEMPLATE = "C:\Users\<ユーザ名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\"

'
' 新規メールを開きます
'
Public Sub NewMail()
    ' テンプレートファイルのフルパス ---
    Const NEW_MAIL_TEMPLATE_FILE = DIR_TEMPLATE & "新規メール.oft"
    ' メールアイテム
    Dim objItem As MailItem
    ' テンプレートをセット
    Set objItem = Application.CreateItemFromTemplate(NEW_MAIL_TEMPLATE_FILE)
    ' ファイルを表示
    objItem.Display
End Sub

あとは自分用に2箇所だけ編集します。

1. DIR_TEMPLATEのパスは、テンプレートフォルダを設定する
2. NEW_MAIL_TEMPLATE_FILEの末尾「新規メール.oft」を新規メールのテンプレートファイル名にする

これでNewMail()を実行すると、NEW_MAIL_TEMPLATE_FILEで指定したテンプレートが開きます(上記のままなら「新規メール.oft」を開く)。

クイックアクセスツールバーに追加する

ファイル→オプションを開きます。

サイドメニューから「クイックアクセスツールバー」を開きます。

「コマンドの選択」というリストボックスから「マクロ」を選択。

作成したマクロの一覧が出てくるので、先程作成したマクロを選択します。

選択したら「追加ボタン」を押すと、右側の欄に選択した項目が追加されます。

この右側の欄が、クイックアクセスツールバーに表示されている項目です。

マクロは全てアイコンが同じものなので、そもそもパット見で分かりづらかったり、複数設定するとどれがどれだか分からなかったりします。

なので選択した状態で、「変更ボタン」からアイコンの設定ができます。

ただしこのアイコンがOutlook規定のものしかありません。

地味に不自由です……なのでそれっぽいのを選択します。

こんな感じで、項目に設定されていたアイコンが変更されます。

OKボタンで設定を閉じると、クイックアクセスツールバーに設定したアイコンが表示されています。

以降はこれを押すことで、マクロが発動し、設定したテンプレートが開きます！

あとがき

Outlookのメールテンプレートでメールを楽する方法でした！

グループ内への連絡とか、プロジェクト内の連絡とか、ちょっとした手間がこれで省けます。

気になった方は是非試してみてください！

*1:F12を押すと早い